SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., es una empresa operadora de juegos de suerte y azar, comercializadora de una amplia gama de servicios, para el desarrollo de su razón social realiza recolección, uso, administración, transmisión, validación, análisis y conservación de datos personales; motivo por el cual establece la presente política de tratamiento de la información, con la cual se acoge a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al decreto 1377 de 2013 (Hoy D.U. 1074 de 2015), que reglamenta parcialmente dicha Ley. SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., brinda un servicio de calidad para ser garantía de desarrollo del país, dicha empresa se reconoce en toda la región Vallecaucana como una compañía en constante búsqueda del mejoramiento empresarial, desde su creación siempre ha existido un profundo respeto por la persona, la formación integral y personalizada de los miembros de la empresa y su desarrollo en todos los órdenes, es así, y con base en esta ideología y en busca de amparar las garantías constitucionales consagradas en el Artículo 15 y 20 entre otros de la Constitución Política de Colombia, conexos al derecho que tienen todas las personas a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, la empresa SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., presenta a la comunidad las siguiente Política de Protección de Datos Personales, conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 – Cap. 25 y 26.
Super Servicios del Valle S.A es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Hoy D.U. 1074 de 2015), adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como elemento educativo para todos sus grupos de interés que sostengan algún tipo de relación con Super Servicios del Valle S.A, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.
No es del ámbito de aplicación de la ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015, nuestras bases de datos, cuyo fin es la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, integrantes del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
De igual manera no le serán aplicados los postulados legales que aquí se tratan a aquellas bases de datos las cuales reciben el tratamiento determinado en la ley 1266 de 2008.
Se establecen las siguientes definiciones como marco de las políticas de tratamiento de datos personales aquí establecidas y en aras de dar una aplicación idónea al entorno regulatorio, acogiendo los criterios de interpretación establecidos en las mismas normas:
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.[1]
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Coordinador de protección de datos: Es la persona dentro de Super Servicios del Valle S.A, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Junta directiva. La Junta directiva designará el Coordinador de Protección de Datos.
La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún colaborador designado por la Junta directiva de Super Servicios del Valle S.A.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., será el responsable de dar protección a las bases de datos. Así mismo SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., pondrá a disposición el personal capacitado que dará trámite interno a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012. Lo anterior lo realizará permanentemente por medio de los siguientes canales de atención:
Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente.
El manejo y tratamiento de datos personales generales, sensibles y de menores, dentro de Super Servicios del Valle S.A está enmarcado bajo los siguientes principios:
La Información proporcionada por el titular a la empresa es requerida para tratar, recolectar, reproducir, traducir, adaptar, extraer, consolidar, procesar, archivar, transmitir, filtrar, almacenar, conservar, con o sin ayuda de la informática, sin restricción o limitación y en general para dar tratamiento a:
Cobradores de premios:
Reclamantes de premios promocionales:
Clientes de minutera:
Fidelización de clientes:
Proveedores, contratistas y arrendadores:
Apoderados:
Empleados:
Colocadores independientes:
Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias:
Accionistas:
Procesos judiciales:
Aspirantes y postulantes:
Seguridad física y acceso a las instalaciones:
Datos sensibles:
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
De acuerdo con el artículo 8 de la ley estatutaria 1581 de 2012, el titular cuenta con los siguientes derechos.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., de acuerdo con el artículo 17 de la ley estatutaria 1581 de 2012, el responsable tiene los siguientes deberes:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Habrá lugar a tratamiento de datos sensibles cuando:
A. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
B. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
C. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
D. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
E. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., en ocasiones actúa como encargado de acuerdo con el artículo 18 de la ley estatutaria 1581 de 2012, y como encargado tiene los siguientes deberes.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., en cumplimiento de los postulados legales, adelantará todas las actuaciones conducentes a realizar el registro, actualización o modificación, de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, siendo éste el Directorio Público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el País, el cual será de libre consulta para los ciudadanos.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., solicitará a las partes interesadas la previa autorización de uso de sus datos. Dicha autorización se hará constar por medio de un documento generado por medio físico (Formatos de Vinculación) o electrónico, teniendo en cuenta que el medio elegido permita realizar consultas posteriores. De esta manera el titular tendrá conocimiento acerca del reclutamiento al cual están siendo sometidos sus datos y el uso que a estos se le dará; como también la manera en que puede ejercer sus derechos posteriormente, y ante quién lo puede hacer.
SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., cuenta con los mecanismos necesarios para presentar prueba de las autorizaciones obtenidas por partes de los titulares de los datos personales para el tratamiento de estos. Para tal fin se cuenta con repositorios físicos y electrónicos que contienen esta información.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante previa acreditación de su identidad podrán solicitar a SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., información sobre el uso de sus datos personales, las consultas, o reclamos en los que se solicite la rectificación, actualización o supresión de estos, serán tramitados cuando: Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener como mínimo la siguiente información:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestras bases de datos
La consulta se formulará ante SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., a través del Coordinador de Protección de Datos, quedando como prueba de tal radicación el registro electrónico, por medio del cual se captura la solicitud de consulta del cliente. En todo caso tal solicitud también podrá adelantarse por medio físico.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la ley, SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., en busca de que el titular o sus causahabientes puedan realizar consultas acerca del tratamiento al cual están siendo sometidos sus datos, pone a su disposición la línea de atención al 210-71-71 ext.: 148, Celular, 317-712-5177, correo electrónico superserviciosdelvalle@gmail.com y la página web; www.ganesuperservicios.co por medio de la cual se atenderán dichas consultas. Estas solicitudes serán resueltas en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; teniendo en cuenta que cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado especificando los motivos e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles después del vencimiento del primer término. Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., quien suministrará al solicitante, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, el titular puede realizar la consulta por escrito en la Oficina Principal de SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre del SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.
El Titular que considere que la información contenida en la base de datos de SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:
Super Servicios del Valle S.A se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, Super Servicios del Valle S.A tendrá en cuenta lo siguiente:
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a Super Servicios del Valle S.A, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Super Servicios del Valle S.A.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y Super Servicios del Valle S.A como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Super Servicios del Valle S.A ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Super Servicios del Valle S.A debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, Super Servicios deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y Super Servicios del Valle S.A como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
Super Servicios del Valle S.A se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto, Super Servicios del Valle S.A tendrá en cuenta lo siguiente:
La Política de Tratamiento de Datos Personales empezara a regir desde el momento de su publicación. SUPER SERVICIOS DEL VALLE S.A., se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral su Política de Tratamiento de Datos Personales y el Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial a ambos documentos será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a través de su página Web. Además, se conservarán las versiones anteriores para su posterior consulta.
En los contratos laborales, Super Servicios del Valle S.A ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Super Servicios del Valle S.A., tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, Super Servicios del Valle S.A le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por Super Servicios del Valle S.A y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 – Hoy DU 1074 de 2015, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, Super Servicios del Valle S.A al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
En los casos en que Super Servicios del Valle S.A en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.
Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de Super Servicios del Valle S.A, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por Super Servicios del Valle S.A como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
Super Servicios del Valle S.A no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
Super Servicios del Valle S.A ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, archivos electrónicos e información personal:
El Coordinador de protección de datos personales de Super Servicios del Valle S.A, es quien velara por el debido cumplimiento de la Política y los procedimientos internos y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.
Sus datos de contacto son:
Domicilio: Cra. 5 No 10 – 93 Centro (Cartago, Valle del Cauca-Colombia)
Correo Electrónico: superserviciosdelvalle@gmail.com
Teléfono: (57) (2) 210 71 71 ext.: 148 (solo con fines de orientación)
Celular: 317-712-5177 (solo con fines de orientación)
Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de Super Servicios del Valle S.A. Esto supone que para cada tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de Super Servicios del Valle S.A., quien suministrará información para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, Codesa, SuperGIROS, etc.)
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con Super Servicios del Valle S.A o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
SUPERSERVICIOS DEL VALLE S.A. NIT: 900.026.727 -3
Domicilio: Cra. 5 No 10 – 93 Centro (Cartago, Valle del Cauca-Colombia)
Correo Electrónico: superserviciosdelvalle@gmail.com
Teléfono: (57) (2) 210 71 71 ext.: 148 (solo con fines de orientación)
Celular: 317-712-5177 (solo con fines de orientación)
La presente Política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo con el Régimen de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
[1] Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.
Dirección: Cr. 13 No. 27-00
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